Ein mittels Computerprogramm erstelltes Fahrtenbuch wird steuerlich nicht anerkannt, wenn die Daten nachträglich ohne Dokumentation verändert werden können und zudem der Zeitpunkt der Fahrtenbucheinträge nicht erkennbar ist.

 

Hintergrund
Ein selbstständiger Apotheker ermittelte den privaten Nutzungsanteil seines betrieblichen Pkw in den Jahren 2006 bis 2008 durch ein elektronisches Fahrtenbuch. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch aber steuerlich nicht an und ermittelte den privaten Nutzungswert des Fahrzeugs nach der teureren 1-%-Regelung. Denn bei einer Außenprüfung hatte sich gezeigt, dass die genutzte Fahrtenbuchsoftware es ermöglichte, die Daten im Nachhinein zu bearbeiten, ohne dass die Änderungen später nachvollzogen werden konnten.

 

Entscheidung      
Zu klären war die Frage, ob die genutzte Fahrtenbuchsoftware nachträgliche Änderungen an den eingegebenen Daten ausschloss oder aber zumindest hinreichend dokumentierte, wie es die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch verlangen. Der vom Finanzgericht beauftragte Sachverständige kam zu dem Ergebnis, dass in der geprüften Version durch einen Datenbank-Direktzugriff mit einem geeigneten Programm durchaus nicht dokumentierte Manipulationen möglich sind. Des Weiteren demonstrierte der Betriebsprüfer dem Gericht in der mündlichen Verhandlung, wie Manipulationen in der älteren Programmversion auch ohne Datenbankdirektzugriff möglich waren. Der Prüfer führte insbesondere vor, dass das Programm selbst im „finanzamtssicheren“ Modus diverse Änderungen über einen Datenexport nach MS Excel und einen Rückimport ermöglichte.

Das Finanzgericht entschied deshalb, dass das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch zu Recht nicht anerkannt hatte. Aufgrund der Demonstration der Software durch den Prüfer und den ergänzenden Angaben des Sachverständigen stand zur Überzeugung des Gerichts fest, dass die vom Apotheker verwendete Programmversion auch ohne Datenbankdirektzugriff undokumentierte Änderungen zuließ und zudem den Zeitpunkt der Fahrtenbucheinträge nicht wiedergab, sodass die Software nicht den Anforderungen des Bundesfinanzhofs an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprach.

Quellen und weiterführende Hinweise       
FG Baden-Württemberg, Urteil v. 14.10.2014, 11 K 736/11. Im Urteilsfall ging es um die Software „1-2-3-Fahrtenbuch“ in der Version 7.08 (Autor: T. Stahmer). Offen ließ das Finanzgericht, ob neuere Versionen der Software den steuerlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprechen.

Die Revision wurde nicht zugelassen.