Werden Arbeitnehmer auf Dienstreisen von ihrem Arbeitgeber verpflegt, werden die Verpflegungspauschalen gekürzt. Das gilt aber nur für “richtige” Mahlzeiten. Snacks auf Flügen und Kuchen zum Kaffee gehören nicht dazu.

 

Übliche Mahlzeiten auf Dienstreisen, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten erhält, sind grundsätzlich mit dem Sachbezugswert zu bewerten. Diese werden seit der Reisekostenreform 2014 nicht mehr besteuert, wenn der Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte.

Diese muss jedoch gekürzt werden, und zwar um 20 % für ein Frühstück und um jeweils 40 % für ein Mittag- oder Abendessen. Das sind 4,80 EUR bzw. 9,60 EUR.

 

Was sind Mahlzeiten?

Als Mahlzeiten werden alle Speisen und Lebensmittel angesehen, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum Verzehr während der Arbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss daran geeignet sind. Dazu gehören Vor- und Nachspeisen ebenso wie Imbisse und Snacks.

Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören nach neuer Verwaltungsauffassung auch die im Flugzeug (oder Zug bzw. Schiff) unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, wenn die Rechnung für das Ticket einschließlich der Verpflegung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem erstattet wird.

 

Wann die Verpflegungspauschale gekürzt wird und wann nicht

Eine Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschale ist allerdings nur vorzunehmen, wenn es sich bei der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt.

Ein Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, erfüllt nicht die Kriterien der genannten Mahlzeiten und die Verpflegungspauschale ist nicht zu kürzen.

Auch die auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstreckenflügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln oder Müsliriegeln oder vergleichbare andere Knabbereien erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen somit zu keiner Kürzung der Verpflegungspauschalen.

 

Quellen und weiterführende Hinweise       

BMF, Schreiben v. 19.5.2015, IV C 5 – S-2353 / 15 / 10002. Im Hinblick darauf, dass die Frage der steuerlichen Behandlung von unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten im Flugzeug bis zur Veröffentlichung des BMF-Schreibens Ende 2014 nicht abschließend beantwortet worden war, ist dies aus Vertrauensschutzgründen erst ab 1.1.2015 zu beachten. Mit anderen Worten: Bis einschließlich 2014 erfolgt bei “Bewirtung des Arbeitnehmers im Flugzeug” keine Kürzung der Verpflegungspauschale. Ab 2015 wird nur gekürzt, wenn eine “richtige” Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.